Hilfe für Teammanager zu: “Organisation Offline- Turnier/Event/Spiel Teilnahme”

Früher oder später passiert es bei fast jedem: Das erste Offline Spiel / Auftritt steht an. Die Vorfreude ist groß, alle sind positiv gestimmt und es herrscht eine „Das wird geil“ Einstellung.
Als Trainer, Teammanager oder Betreuer heißt es ab jetzt Überstunden machen und die Organisation des Ganzen zu beginnen.

Doch wie beginnt man überhaupt? An was muss alles gedacht werden?
Diese und viele weitere Fragen habt ihr uns in den letzten Monaten zugeschickt und heute wollen wir euch eine kleine Starthilfe für Teammanager an die Hand geben. Wir beantworten euch die häufigsten Fragen mithilfe einer erweiterbaren Checkliste. Natürlich könnt ihr die Checkliste frei editieren und anpassen – so wie es eure Bedürfnisse verlangen. Die Checkliste für Excel findet ihr HIER.

Wir haben euch sowohl eine Version für euren Staff als auch eine für eure Teilnehmer vorbereitet. So könnt ihr die Inhalte schnell kopieren und so einheitlich verteilen. Zudem bietet euch das “Teilnehmer Handout” die Möglichkeit euch viele Nachfragen zu ersparen und euch somit etwas Freiraum zu schaffen.

Benutzt ihr ein eigenes Vereinsverwaltungssystem, wie zum Beispiel Goalio mit seinen eSport Modulen, dann könnt ihr Teile der Checkliste auch dort abbilden.

1.) Allgemeine Daten
2.) Rufnummern
3.) Teilnehmer (Staff only)
4.) Veranstaltungsort
5.) Übernachtung
6.) Checkliste
7.) Ablauf
8.) Termine (Staff only)
9.) sonstiges/Hinweise

1.) Allgemeine Daten
Tragt zunächst alle allgemeinen Daten ein, die für euch wichtig sind. Andere Betrachter erhalten an diesem Punkt grundlegende Informationen zu den folgenden Inhalten und können so schnell entscheiden, ob sie das folgende betrifft.

2.) Rufnummern
Tragt als Nächstes die Rufnummern aller relevanten und wichtigen Personen für das Offline Spiel ein.
Bedenkt auch außergewöhnliche Situationen. Es kommt zwar selten vor, dass Teilnehmer über die Stränge schlagen und nicht mal mehr ein Taxi bestellt bekommen, aber für den Fall der Fälle eine gute Vorbereitung.

3.) Teilnehmer (Staff only)
Trage an dieser Stellen alle Informationen über die Teilnehmer ein. Benutze die „Besonderheiten“ Spalte um dir wichtige Bemerkungen zu einzelnen Personen zu notieren. Wenn du eine Person in deinem Team hast, das unter Asthma leidet, dann notiere dir dies und erinnere den Teilnehmer vor der Anreise nochmal an seine Medikamente.

4.) Veranstaltungsort
Egal ob alle Teilnehmer gemeinsam oder selbstständig anreisen, dieser Punkt gehört mit zu den wichtigsten der Checkliste. Kontrolliert die Angaben hier doppelt, bevor ihr diese herausgebt! Da wir empfehlen, das alle Teilnehmer immer eine Version des Handouts dabei haben (virtuell, gedruckt) kann es im Notfall als äußerst hilfreich erweisen genau Ortsangaben übersichtlich notiert zu haben.

5.) Übernachtung
Siehe Veranstaltungsort.
Solltet ihr im Hotel übernachten, lohnt es sich diese Liste um Zimmernummern und deren Zugehörigkeit zu erweitern.

6.) Checkliste
Eine Checkliste, in der Checkliste. Es mag für einige nicht nachvollziehbar sein, aber eine Übersicht über benötige Utensilien hat schon so manchen Ärger erspart oder beim Packen des Koffers geholfen. Für Teammanager ist sie zudem eine gute Möglichkeit sich spezielle Vorlagen zur Organisation wiederkehrender Offline Ereignisse zu machen. Einfach die immer gleichen Dinge farblich markieren und an den Anfang der Liste setzen – abspeichern – fertig.

7.) Ablauf
Fast jedes Event ist anders, fast jeder Auftritt unterschiedlich. Mag es der Zeitpunkt, der Ort oder die Art sein – irgendetwas ändert sich ständig. Daher ist es für alle Teilnehmer wichtig zu wissen, wie die (zumindest grobe) Planung und der Ablauf aussehen. Je detaillierter ihr hier arbeitet, desto mehr Nachfragen erspart ihr euch. Sollte für einige Teilnehmer ein besonderer Ablauf vorgesehen sein, kann dies hier notiert und im Handout individuell wieder gegeben werden.

8.) Termine (Staff only)
Fast jeder Teammanager nutzt ein Turnier/Event dafür zu Netzwerken und das ist auch durchaus so gewollt von ihren Vorgesetzten. Neben Visitenkarten, entsprechender Kleidung und Vorbereitung ist es wichtig sich eine Gesamtübersicht aller Termine zu notieren. Der ein oder andere mag diese zwar ebenfalls in seinem Google Kalender stehen haben, eine Übersicht spezifisch für dieses Event/Turnier ist oft jedoch sehr hilfreich.

9.) sonstiges/Hinweise
Dieses Feld könnt ihr nutzen, um Dinge festzuhalten, die in sonst keine Kategorie passen. Sobald ihr mehrere Punkte zu einem Thema hier drin stehen habt, solltet ihr jedoch die Checkliste um den Überbegriff erweitern und die Punkte dort zuordnen.

Außerdem empfehlen wir euch wichtige Dokumente vorab zu sammeln und zusammen mit dem Handout zu übergeben. Für die Teilnehmer ist es sehr angenehm, wenn du ihnen ein Gesamtpakt überreichen kannst, welches zum Beispiel das Handout, Hotelregeln, Fahrpläne für Bus & Bahn, Freizeit Angebote, Regelwerk und anderes enthält.

Fragen und Antworten
Meine Teilnehmer reisen auf unterschiedlichem Wege an, wie organisiere ich das?
Nimm dir Zeit! Lege dir zunächst eine eigene Checkliste mit allen relevanten Punkten zu der Person an. Versetze dich in die Lage des Reisenden und beantworte seine Fragen, noch bevor sie aufkommen. Wo muss der Teilnehmer eventuell umsteigen? Wie kommt er an sein Ticket für die Reise? Wann und wie bekommt er einen Ausgleich für seine vorgestreckten Ausgaben? All dies solltest du individuell notieren und kommunizieren.

Meine Spieler haben alle ein Trikot – soll ich trotzdem Ersatz mitnehmen?
Absolut! Ein Ersatz Trikot je Größe sollte genügen. Haben die Spieler selbst eine höhere Anzahl Trikots im Besitz, bitte sie selbst für Wechselmöglichkeiten zu sorgen.

Unser Hotel hat nur das Frühstück inbegriffen, wo und wie versorgen wir uns?
Eine häufig gestellte Frage, die wir nur ansatzweise beantworten können, da sie einfach in zu vielen Variationen auftreten kann. Auch hier gilt, verschafft euch erst einmal eine Übersicht und plant dann unter Berücksichtigung der einzelnen Teilnehmer und den Gegebenheiten die weitere Vorgehensweise. Fehlt euch am Anreisetag ein Abendessen, plant einen Besuch im Restaurant oder bei McDonalds ein.

Wo erhalte ich Informationen die wichtig für das Turnier/Event sind?
Auch hier gibt es unterschiedliche Antworten. Je nach Veranstaltung und Veranstalter gibt es meist einen allgemeinen Ansprechpartner für alle Teilnehmer. Diesen erreicht ihr in der Regel sowohl per E-Mail als auch telefonisch. Einige Veranstalter stellen ihren Teilnehmern auch eigene Ansprechpartner an die Seite. Dies ist jedoch eher selten der Fall.
Solltet ihr keinen Ansprechpartner genannt bekommen, dann wendet euch an den Veranstalter direkt. Wenn alles nicht funktioniert, einfach mal in das Impressum/Mitarbeiterliste der Veranstalter Homepage schauen und die dortigen Angaben nutzen.

Lesson 1
„Eine gute Vorbereitung ist unabdingbar“
Ohne eine Vorbereitung werdet ihr schnell in Situationen geraten, die so richtig stressig werden können. Es mag nicht schlimm sein, wenn man sich in den Finger schneidet. Mist ist es nur, wenn es kurz vor einem wichtigen Spiel passiert und keiner ein Pflaster dabei hat. Sicherlich keine angenehme Situation, die man sehr leicht vorbeugen kann. Oder mal daran gedacht sich eventuelle virtuelle Eintrittskarten an sein eigenes E-Mail Postfach weiter zu leiten? Wenn dann das eigene Handy streikt, hat man immer noch kurzfristig Zugriff über ein anderes Gerät.

Lesson 2
„Du bist Dreh und Angelpunkt – wenn einer Informationen hat, dann du!“
Du hast richtig gelesen. Manchmal wirst du dich fühlen wie ein Babysitter, manchmal wie ein Lehrer und manchmal wie ein Psychiater aber genau deswegen muss deine Organisation stimmen. Wir können dir nur eine kleine Hilfe und einen ersten Einstieg geben. Aber du musst dir deine individuellen Systeme und Vorlagen schaffen. Für den Anfang solltest du dich jedoch immer an ein und dasselbe System halten, um Routine zu bekommen.

Lesson 3
„Wer zu viel plant, der verplant sich schneller“
Planen ist etwas Gutes, allerdings muss nicht alles doppelt und dreifach notiert werden. Mach dir Gedanken zu deiner eigenen Struktur und halte dich an sie. Im Laufe der Zeit werden sich die Prozesse einspielen und es wird weniger Planung notwendig werden. Überflute also deine Teilnehmer nicht mit zu vielen „theoretischen Informationen“.

Zum Abschluss möchten wir uns auch diesmal bei allen Lesern bedanken. Die Checkliste ist wie alle anderen Themen auch nur eines der vielen Module unserer Aus- & Weiterbildungen. Daher freuen wir uns über jedes Feedback und neue Vorschläge von euch.
Gerne könnt ihr uns weitere/einzelne Themen vorschlagen, welche wir dann näher für euch betrachten werden.

Download Checklisten inkl. Vorlage

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